第一次辦活動？新手最常問的 15 個問題

被指派辦活動，而且是第一次。

這篇把新手最常問的問題集中回答。每一題都是短答案加關鍵數字，需要細節再往下點。如果你想看完整的時間軸，另有一篇〈辦一場活動，從頭到尾要做的事〉。

開始之前

1. 要提前多久開始準備？

150 人規模抓 3 個月（D-90）。 熱門檔期的場地要更早——尾牙季（12–2 月）與婚宴旺季的好日子，半年前就開始被訂走。

真正的死線是場地。其他事情都可以壓縮，場地訂不到就只能換日期。

2. 第一步該做什麼？

定三件事：日期、人數區間、預算上限。

這三項沒定，後面每一步都會重來。注意是「人數區間」不是精確人數——知道上下限就能開始找場地。

→ 完整籌辦時間軸

3. 先訂場地還是先確定人數？

先抓人數區間，再訂場地。

因為場地有「最低桌數」門檻。你只有 12 桌卻訂了 20 桌起跳的廳，就要補空桌費。

但人數不用精確——訂場地時用「保證桌數」抓下限，多數場地允許活動前 3–7 天調整。

預算

4. 大概要多少錢？

用桌價回推。 餐飲通常佔總預算的 55%–70%。

150 人約 15 桌，以每桌 NT$18,000 計算：

18,000 × 15 × 1.1（服務費）= 297,000
297,000 ÷ 0.6 ≈ 總預算 50 萬

→ 活動預算怎麼抓：各項目佔比與價格帶

5. 桌價包含什麼？服務費要另外算嗎？

一定要問「這個價格含不含服務費與稅」。 服務費通常 10%，15 桌就是四萬多的差距。

比價時把三家都換算成含服務費的總價再比，否則比的不是同一件事。

→ 跟宴會廳議價，空間在哪裡

6. 價格可以談嗎？

桌價空間很小（通常 5% 以內），但其他項目空間大得多：服務費是否內含、進場時間、開瓶費、佈置加購、停車折抵。

最大的籌碼是日期彈性。同一個廳，平日中午跟週六晚上可以差三成。

場地

7. 要選飯店、婚宴會館還是餐廳包場？

看桌數：

桌數	通常選
20 桌以下	餐廳包場（但多半沒有舞台投影）
20–50 桌	婚宴會館
50 桌以上	飯店

→ 三種場地怎麼選

8. 幾個人要訂幾桌？

一桌 10 人，但不能直接除。 報名數要先乘出席率。

企業活動實際出席約報名的 85%–95%：

報名 210 人 × 0.92 ≈ 193 人 ÷ 10 ≈ 訂 20 桌

→ 出席統計與桌次安排

9. 看場的時候要問什麼？

最關鍵的四項：

1. 進場時間——只給一小時就別想大型佈置，而且要寫進合約
2. 投影開燈後看不看得到——帶自己的筆電實測，別看規格表
3. 最低桌數與空桌費怎麼算
4. 超時費率

→ 看場檢查清單：一定要實測的 20 個項目

10. 訂金付了可以改期嗎？

訂金幾乎都不退，但改期通常可以談——而且要在簽約時就談好。

要寫進合約的：改期次數、提前幾天、手續費、以及改到旺季日期時是否沿用原價。最後一項最容易吃虧。

→ 合約常見陷阱

當天流程

11. 流程要怎麼排？

直接拿現成的改。尾牙、春酒、婚宴、家庭日各有一份範本，含前置時程與分鐘級 rundown，換掉日期人數就能用。

三個最常被低估的：

環節	常見錯誤	實際要抓
致詞	排 5 分鐘	10 分鐘
敬酒（20 桌）	排 20 分鐘	40 分鐘
得獎者上台	沒算	每人 40–60 秒

→ 取得流程範本

12. 一定要有表演節目嗎？

不一定。但中場需要一個讓全場一起參與的段落，否則八點半之後氣氛會往下掉。

選項：部門表演、回顧影片、全場互動遊戲、抽獎。抽獎不要全部集中在最後——拆成三輪穿插，全場才會留到最後。

→ 抽獎怎麼設計才不冷場

13. 抽獎要抽幾個？獎品買多少錢的？

• 獎品預算：總預算的 10%–15%
• 中獎率抓 20%（150 人抽 25–35 個名額），現場才會覺得「有機會」
• 大獎少、中小獎多——現金與禮券永遠最受歡迎

單一獎項市價超過一定金額要處理扣繳，先問公司會計。

→ 獎品怎麼採購

14. 要找主持人嗎？可以自己來嗎？

可以自己來，但要有稿。主持人的核心價值不是幽默感，是控時。

如果自己來，至少準備：開場 90 秒的稿、每段的交接句、以及三種突發狀況的接法（得獎者不在場、致詞超時、下一段沒準備好）。

→ 主持稿怎麼寫

15. 報到會不會塞車？

會。一半的人會集中在最後 10 分鐘到。

線數算法：人數 ÷（報到分鐘數 × 3），並按尖峰算。150 人／30 分鐘至少開 2 條，保險開 3 條。

→ 報到與動線設計

新手最常犯的五個錯

錯誤	後果	怎麼避免
先想節目才找場地	場地條件做不到	先定日期人數預算
相信口頭承諾	換個現場經理就不算數	看完場發訊息書面確認
影片沒在現場測過	當天沒聲音或比例跑掉	用實際場地、實際筆電、實際檔案測
抽獎全放最後	抽完就散場	拆三輪穿插
沒留機動預算	超時費臨時加桌沒錢付	留總預算的 5%–8%

還是不確定怎麼辦

問場地業務。 他一年看幾百場活動，你擔心的問題他全都遇過。直接問「像我們這種規模，通常大家都怎麼安排？」——多數業務會給你很實用的答案，因為活動辦得順對他也有好處。

也可以把需求寫清楚一次發給三家廠商比價，格式在〈怎麼跟廠商講清楚需求〉裡有範本可以直接複製。

第一次辦活動的最小檢查清單

• 日期、人數區間、預算上限已定
• 場地已看過三家，四個關鍵問題都問過
• 進場時間已寫進合約
• 改期條件已在簽約前談定
• 報價已換算成含服務費的總價再比
• 出席率已納入桌數計算
• 流程用範本改，致詞與敬酒抓兩倍時間
• 影片已在現場實測
• 抽獎拆成三輪
• 報到線數已按尖峰計算
• 留了 5%–8% 機動預算
• 活動後記下實到人數（下次就不用猜）

→ 辦一場活動，從頭到尾要做的事（完整時間軸） → 取得可直接套用的流程範本 → 瀏覽全台宴會場地資料庫