最後更新：2026-09-10
這是一份總覽。如果你是第一次負責活動，建議從頭讀一次，掌握整個時間軸；如果你卡在某一步，直接跳到那一段。
所有內容以台灣的宴會廳活動為背景，包含尾牙、春酒、婚宴與企業家庭日。
- D-90 ～ D-60
定調
確定日期、人數區間、預算上限與活動目的。這一步沒定，後面全部會重來。
- 活動目的決定錢該花在哪：犒賞員工的重心在獎品，招待客戶的重心在餐標與場地質感。
- 人數先抓區間不用精確，但要知道上下限。
- 預算上限要含服務費與機動費用，不是只有餐費。
- D-60 ～ D-45
找場地、看場、下訂
同時比三家。桌數上限、進場時間、音響投影規格、低消與服務費怎麼算——這四項沒問清楚，簽約後多半來不及改。
- 實際桌數落在容納上限的 70%–85% 之間，現場密度感最好。
- 進場時間決定你能不能佈置。只給一小時等於放棄大型佈置與彩排，而且**要寫進合約**。
- 投影一定要現場實測，並把場燈打到宴會時的亮度再看。
- 談價的空間不在桌價，在服務費、進場時間、加購項目與贈品。
- D-50 ～ D-30
定預算細項與獎品
餐飲通常佔總預算 55%–70%，獎品 10%–15%。先把餐飲定了，其他項目才有空間。
- 獎品中獎率抓 20% 左右，現場才會覺得「有機會」。
- 大獎少、中小獎多。單一獎項市價超過 NT$20,000 要處理扣繳，先問會計。
- 留 5%–8% 的機動費用，超時費與臨時加桌一定會發生。
- D-45 ～ D-30
統計出席、排桌次
報名人數不等於出席人數。企業活動實際出席約報名的 85%–95%。
- 報名表一定要收素食、過敏、攜眷與兒童年齡。
- 桌次圖要標素食、過敏、兒童椅與行動不便，這四項不標現場一定出事。
- 截止日設在你真正需要的日期前 7 天。
- D-30 ～ D-14
排流程與分工
寫出分鐘級 rundown，把抽獎、表演、致詞的節奏排開，並確定主持人、音控、攝影的人。
- 抽獎拆成三輪穿插在流程裡，不要全部集中在最後。
- 用餐開始後的前 30 分鐘不要排需要專心看的節目。
- 排 5 分鐘的致詞，實際請抓 10 分鐘。
- rundown 要在 D-14 定稿並發給主持人、音控、攝影。
- D-14 ～ D-7
確認設備與物資
影音是當天最常出事的環節，而且全部可以事前測出來。
- 影片要在**實際場地、實際筆電、實際檔案**測過一次，三個條件缺一都不算測過。
- 有掃碼互動時，賓客 Wi-Fi 要問頻寬並準備熱點備援。
- 獎品 D-10 前全部到齊、清點、貼標。
- D-7 ～ 當天
彩排與現場執行
照 rundown 走，並留 15 分鐘彈性給致詞超時。
- 報到線數＝人數 ÷（報到分鐘數 × 3），並按尖峰算——一半的人會集中在最後 10 分鐘。
- 攝影師要在賓客入場前 30 分鐘到，先拍空景與佈置。
- 主持人要有三種突發狀況的接法：得獎者不在場、致詞超時、下一段沒準備好。
- 活動後
結案
記下報名數與實到數，下一次抓桌數就不用猜。
- 記錄：實際出席率、素食比例、報到尖峰時段、超時與否。
- 照片與影片的交件時間與授權範圍要追蹤。