出席統計與桌次安排：從報名到桌次圖的完整做法

「我們大概 200 人」——這句話會一路影響場地大小、訂桌數、餐費、獎品數量與報到動線。而它通常是錯的。

這篇講怎麼把「大概」變成可以下訂的數字。

一、報名要收哪些欄位

收太少，現場出事；收太多，沒人填完。實務上這幾欄是必要的：

欄位	為什麼要
姓名	報到核對
部門／單位（企業）	報到分流、桌次分組
是否攜眷、幾位	直接影響桌數
眷屬中兒童人數與年齡	兒童餐、兒童椅、家庭日關卡分級
素食／過敏	餐點準備，這一欄不能少
行動不便或特殊需求	桌次位置安排
聯絡方式	變更通知、當天找人

不要收「你想玩什麼遊戲」「希望幾點開始」這類問了也不會照做的問題。填答率會掉，而且你不會用。

二、報名數 ≠ 出席數

這是最常算錯的一步。實務上的出席率大致是：

活動類型	出席率（佔報名數）	備註
企業尾牙／春酒（上班日）	90–95%	有抽獎時偏高
企業尾牙（假日）	85–90%	假日缺席率較高
企業家庭日	80–90%	天氣影響大
婚宴（已回覆出席）	90–95%	臨時缺席多為單人
免費對外活動	50–70%	沒有成本就沒有承諾

算法：報名數 × 出席率 ÷ 10 ＝ 桌數（無條件進位）。

例：報名 210 人的企業尾牙（上班日）

210 × 0.92 = 193 人
193 ÷ 10 = 19.3 → 訂 20 桌

訂完之後，一定要跟場地確認可調整的期限與幅度。多數宴會廳允許活動前 3–7 天調整，且有上下限（例如只能減 10%）。這個數字決定你能等到多晚才定案。

三、催回覆

報名開放後不會有人立刻填。實務上的節奏：

時間點	動作
D-45	開放報名，公告截止日（設在你真正需要的日期前 7 天）
D-30	第一次提醒，公布已報名人數製造從眾
D-21	第二次提醒，點名還沒回覆的單位（給主管，不要群發點名個人）
D-14	截止；未回覆者視同不出席，並明確公告這一條
D-7	最終確認，發桌次與時間給所有人

把截止日設在你真正需要的日期前 7 天。一定會有人遲交，這 7 天就是給他們的。

四、桌次圖

桌次圖不只是「誰坐哪」，它同時是餐點、服務與動線的指示。

一定要標的四件事

1. 素食：標在桌號旁，並註明幾份。場地會依此出餐。
2. 過敏：寫明過敏原（海鮮、堅果、蛋奶）。
3. 兒童椅：幾張、哪一桌。
4. 行動不便：安排靠近入口與廁所、不要在動線內側。

這四項不標，現場一定出事——素食上錯桌、小孩沒椅子、長輩坐在最裡面出不來。

排桌的原則

企業活動：

• 主桌放主管與貴賓，位置要看得到舞台。
• 同部門盡量同桌或鄰桌，方便互動。
• 新進員工不要全部排在一起，會沒人講話。
• 有表演任務的人排在靠走道，方便上下台。

婚宴：

• 主桌、雙方父母桌靠舞台。
• 男方／女方親友分區，但中間不要有明顯斷層。
• 帶小孩的家庭排在靠外側，方便進出。
• 長輩桌遠離音響喇叭。

桌號怎麼編

用連續數字（1、2、3…），不要用「梅蘭竹菊」這種雅名——賓客找不到，工作人員也難指引。

如果一定要用雅名，桌卡上要同時印數字。

五、最後三天的變動

一定會有變動，這不是意外，是常態。處理原則：

1. 指定一個人統一收變更。不要讓每個部門各自跟場地改，一定會亂。
2. 留 1 桌機動（或跟場地談「現場加桌」的可能與價格）。
3. 建立一份「當天調整清單」：誰沒來、誰臨時加、換到哪一桌。報到組人手一份。
4. 報到時記錄實到，這是下一次活動抓出席率的依據。

六、報到當天怎麼用這份名單

• 每條報到線要有自己的完整名單，不要兩條線共用一份（等於還是一條線）。
• 名單依部門或姓氏筆劃排序，跟報到分流方式一致。
• 抽獎券預先印好姓名，報到時只發不寫。
• 指定一位「異常處理專員」處理未報名、資料有誤、臨時攜眷的人，把他們拉出主線單獨處理。

七、活動後要留下的數字

這是很多人漏掉的一步，但它讓下一次變簡單：

• 報名數 vs 實到數 → 你們公司真實的出席率
• 素食／過敏的實際比例
• 攜眷比例與兒童年齡分布
• 報到尖峰是哪 10 分鐘

把這四個數字記下來，下一次抓桌數就不用猜了。

檢查清單

• 報名表含素食／過敏／攜眷／兒童年齡／特殊需求
• 截止日設在真正需要的日期前 7 天
• 用出席率換算桌數，不是直接用報名數
• 跟場地確認桌數可調整的期限與幅度
• 桌次圖標了素食、過敏、兒童椅、行動不便
• 桌號用連續數字
• 指定一人統一收最後三天的變更
• 每條報到線有獨立完整名單
• 活動後記錄實到數與出席率

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