活動結束後要做什麼？結案、檢討與該留下的數字

活動結束的那個晚上，沒有人想做結案。這很正常。

但問題是：明年你會再辦一次，而到時候你會發現自己在重新猜同樣的問題——大概幾個人會來？報到要開幾條線？敬酒要留多久？這些答案上一次全部發生過，只是沒人寫下來。

結案不是形式，是把這一次的經驗變成下一次的起點。

一、三天內：趁記憶還熱

有些資訊過了一週就再也拿不到了。這些先做：

時間	要做的事	為什麼要快
散場當晚	清點獎品剩餘、確認未領獎品名單	隔天就會有人來問
D+1	記下實到人數、報到尖峰時段、有無超時	現場人員還記得
D+1	收集工作人員的當場感想（不要開會，用訊息）	過幾天就只剩客套話
D+2	場地與廠商的費用確認、有無額外收費	對帳趁早，爭議好處理
D+3	整理照片初選，確認有沒有漏拍	還來得及跟攝影師要

工作人員的感想用訊息收就好。 開會收到的都是修飾過的答案；活動結束當下丟一句「今天你覺得哪裡最卡？」，回來的才是真話。

二、該留下的數字

這是結案最有價值的部分。下面每一項都會直接影響下一次的決策：

數字	怎麼用在下一次
報名數 vs 實到數	算出你們公司真實的出席率，下次抓桌數不用猜
攜眷比例、兒童人數與年齡	決定要不要準備兒童餐、兒童椅
素食與過敏實際份數	下次直接沿用比例
報到尖峰是哪 10 分鐘	決定報到線數與人力到場時間
各段實際起訖時間	修正 rundown，特別是致詞與敬酒
有無超時、超時多久	下次抓緩衝，或跟場地談免費緩衝時間
預算：預估 vs 實際（分項）	找出哪一項總是低估
獎品：中獎率、哪些獎最有反應	調整獎項結構
未領獎品數量	決定「不在場」規則要不要改

最值錢的是第一項。 我們在〈出席統計與桌次安排〉裡給的出席率是產業區間（企業活動約報名的 85–95%），但你們公司自己的數字永遠比區間準。記兩年就有可靠的基準了。

各段實際時間怎麼記

活動當天派一個人拿 rundown，在每一段開始時寫下實際時間。不用精確到秒，記到分鐘就夠。

事後對照，你會很快看出模式——通常是致詞固定超時、敬酒固定低估、抽獎的上台時間固定沒算進去。

三、廠商交件追蹤

活動結束後最容易拖的就是交件。開一張表追：

廠商	項目	約定交期	實際交付	狀態
攝影	精選修圖 200 張	D+14
錄影	花絮剪輯 3 分鐘	D+30
錄影	原始素材備份	D+30
場地	正式發票	D+7
獎品	大型獎品宅配到府	D+7

交期到了沒收到就要問。 攝影與錄影的交期拖成兩三個月很常見，通常不是對方不做，是沒人催。

同時確認兩件事：

• 檔案在哪、能存多久：雲端連結常有效期，收到就下載一份到公司自己的空間。
• 授權範圍：能不能用於官網、社群、招募文宣？有沒有時間限制？合約寫的跟你以為的可能不同。

四、費用結算

項目	要核對的
場地	實際桌數、超時費、加購項目、服務費計算方式
餐飲	加菜、酒水、開瓶費
廠商	加班費、臨時追加的項目
獎品	未使用的獎品怎麼處理（退貨？留到明年？）
機動費用	實際花了多少，跟預估差多少

逐項核對，不要只看總額。 最常出現的爭議是超時費與加購項目——現場口頭答應的東西，帳單上會變成收費項目。看場當天留下的書面確認在這時候就是你的依據。

獎品的稅務要在這時候處理完：單一獎項市價超過門檻的要開扣繳憑單，中獎人的簽收與身分資料在活動當天就該收齊。細節請跟公司會計確認。

五、檢討會怎麼開

開檢討會有一個很容易掉進去的坑：變成究責大會。一旦有人被指名，之後就沒有人願意講真話，這個會就白開了。

問對問題

不要問	改成問
誰讓致詞超時的？	我們給致詞排了幾分鐘？實際多久？下次排多少？
報到怎麼會塞成那樣？	報到尖峰是幾點？當時開幾條線？該開幾條？
影片為什麼沒聲音？	我們什麼時候測的？測的時候有沒有用實際的檔案？
誰負責獎品的？	獎品流程哪一步沒有人接？

差別是：左邊在找人，右邊在找流程的破口。破口補起來，換誰做都不會再出事。

會議結構（40 分鐘就夠）

段落	分鐘	內容
數字回顧	10	出席率、預算實際 vs 預估、時間表對照
順利的部分	5	明確講出來，下次要保留
卡住的部分	15	每一項問「流程哪裡沒接上」
下次要改的	10	只留 3–5 項，並指定負責人

下次要改的只留 3–5 項。 列 20 項等於一項都不會改。挑影響最大的幾個，寫進明年的 rundown 範本裡。

六、一頁式結案報告

給老闆看的版本不需要長。一頁包含這些就夠：

【2026 尾牙 結案報告】

■ 基本
日期：2026/1/17（六）18:00–22:15（超時 15 分鐘）
地點：○○飯店 三樓宴會廳
報名 210 人／實到 193 人（出席率 92%）
實際 20 桌（原訂 20 桌）

■ 預算
預估 500,000／實際 517,400（+3.5%）
超支主因：超時費 12,000、臨時加桌 8,000

■ 現場
報到尖峰 18:20–18:30（開 3 線，足夠）
互動遊戲參與 168 人（87%）
抽獎中獎率 20%（30 個名額）
未領獎品 2 件（已通知領取）

■ 下次要改的三件事
1. 致詞排 10 分鐘（今年排 5 分鐘、實際 14 分鐘）
2. 敬酒段落改為兩路同時進行（今年 20 桌花 42 分鐘）
3. 大型獎品改為現場發兌換券、事後宅配

■ 待辦
攝影交件 D+14／錄影交件 D+30（追蹤中）

「下次要改的三件事」是整份報告最重要的部分。 其他都是紀錄，只有這三行會影響明年。

七、把紀錄放在明年找得到的地方

最常見的失敗是：結案報告寫了，明年沒人找得到。

• 存在共用空間，不是承辦人的個人電腦。
• 檔名帶年份與活動類型（2026_尾牙_結案報告）。
• 直接把「下次要改的事」寫進 rundown 範本，不要只寫在報告裡——明年的人會打開範本，不一定會打開報告。

檢查清單

三天內

• 獎品剩餘清點、未領獎品名單
• 實到人數、報到尖峰、有無超時已記錄
• 工作人員感想已用訊息收集
• 場地與廠商費用初步確認
• 照片初選，確認無漏拍

兩週內

• 九項關鍵數字已整理（出席率、素食比例、各段實際時間…）
• 廠商交件追蹤表已建立
• 費用逐項核對完成
• 獎品稅務處理完成
• 檢討會已開，產出 3–5 項改善

收尾

• 所有交件已收到並下載備份
• 使用授權範圍已確認
• 結案報告存進共用空間、檔名帶年份
• 「下次要改的事」已寫進 rundown 範本

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