怎麼跟活動廠商講清楚需求？一份需求說明該有的內容

我們每天都在收需求。收到最多的是這一句：

「你好，我們公司要辦尾牙，想問一下價格。」

這句話沒辦法報價。不是不想報，是報了也沒意義——不知道幾個人、哪一天、什麼場地、要做到什麼程度，報出來的數字跟實際落差可能有三倍。

而需求給得模糊，廠商只能往高報。因為他必須把「你可能還想要什麼」的風險算進價格裡。你以為在保留彈性，實際上是在為不確定性付錢。

一、詢價階段：七個欄位就夠

第一次詢價不需要寫得很完整，但這七項缺一不可：

欄位	為什麼廠商需要	範例
日期	檔期是否可接、旺季或淡季	2026/1/17（週六）
地點	交通、進場難度、是否跨縣市	台北市，晶華酒店（已訂）
人數	規模決定人力與設備量	約 150 人
時段	進場到撤場的總時數	18:00–22:00，可 15:00 進場
預算區間	決定要報哪個等級的方案	這一項 30–50 萬
要什麼	服務範圍	攝影＋錄影＋當天快剪
決定時間	廠商是否要為你保留檔期	這週內決定

預算區間會不會被吃掉？ 常見的擔心是「講了預算就會被報到滿」。實務上相反：不講預算，你會拿到一份跟需求無關的報價，然後花兩週來回。給一個區間（不是精確數字），廠商才知道要報哪個等級。

真的不想講，至少說「這個項目我們大概抓總預算的一成」或「請報基本方案跟加值方案兩個版本」。

二、確認階段：要補的細節

決定合作之後，這些要寫下來。「以為對方知道」是現場出錯的主因。

項目	要寫清楚的內容
進場時間	廠商最早幾點可以進場？場地允許嗎？
撤場時間	幾點一定要清空？超時誰負責？
電力	現場有幾組插座、在哪、要不要自備延長線
動線	車能開到多近、要搬多遠、有無電梯
網路	有無 Wi-Fi、帳密、需不需要自備
場地限制	能不能貼牆、能不能拉線跨走道、有無噪音時段
現場窗口	誰是唯一對口、電話幾號
用餐	工作人員要不要準備餐點
停車	工作車位怎麼安排、費用誰付

這九項每一項都直接影響報價與可行性。 進場只有一小時卻要搭大型設備，廠商到現場才知道，結果不是加價就是做不完。

三、不同廠商各自需要知道什麼

給錯資訊等於沒給。各類廠商真正在意的是不同的事：

廠商類型	最需要知道	常被漏掉
場地	桌數、日期、時段、有無外聘廠商	是否要外帶酒水／蛋糕
餐飲	人數、素食與過敏數、預算／桌	兒童餐、工作人員餐
影音設備	場地既有設備、要播什麼格式、幾支麥克風	場地投影開燈後看不看得到
攝影錄影	時數、必拍清單、交件時間與授權範圍	是否需要當天快剪
主持人	分鐘級 rundown、上台者名單與頭銜	名字的正確發音
互動服務	人數、賓客網路狀況、大螢幕規格	賓客 Wi-Fi 撐不撐得住
佈置	場地既有的背板／燈光、進場時間	天花板高度、能不能釘牆
禮品／獎品	數量、單價帶、到貨期限	大型獎品誰負責搬運

最常見的落差在影音：主辦方說「場地有投影機」，廠商就假設沒問題；到現場才發現開燈後畫面全白。這一項要寫的不是「有投影機」，而是「投影機在場燈開到宴會亮度時看得到／看不到」。

四、比價：先換算成同一個基準

拿到三家報價之後，最常見的錯誤是直接比總金額。它們往往不是同一件事。

比之前先確認這五項：

1. 含不含稅與服務費
2. 含不含交通與住宿（跨縣市時差異很大）
3. 含不含加班費（超時怎麼算）
4. 人力配置（幾個人、幾小時）
5. 交件範圍（原檔？精選修圖？幾張？）

做法很簡單，開一張表把三家拉平：

項目	A 廠商	B 廠商	C 廠商
報價	35,000	28,000	42,000
稅／服務費	含	未含	含
交通	含	另計 3,000	含
時數	6 小時	4 小時	8 小時
人力	2 人	1 人	2 人
加班	3,000/hr	未說明	2,500/hr
可比總價	35,000	33,600＋未知加班	42,000

這張表拉完，通常會發現「最便宜的那家」其實不是最便宜的，只是報得比較少。

遇到「未說明」的欄位，回去問。 沒問就是把風險留給自己。

五、需求說明範本

詢價時直接複製改：

【活動需求】
活動類型：公司尾牙
日期時間：2026/1/17（六）18:00–22:00
地點：台北市晶華酒店 三樓宴會廳（已訂）
人數：約 150 人（15 桌）
進場時間：15:00 起（場地已確認）

需要的服務：
1. 平面攝影（全程）
2. 錄影＋活動後花絮剪輯
3. 當天快剪（散場前 30 分鐘播放，約 90 秒）

預算：這個項目抓 5–8 萬

現場條件：
- 舞台旁有 4 組插座，可拉延長線
- 賓客 Wi-Fi 有，頻寬未確認
- 場地有投影機，開燈後亮度未測

其他：
- 需要工作人員餐點嗎？請告知
- 交件時間希望在 2 週內
- 照片會用於公司內部與招募文宣，請說明授權範圍

決定時間：本週五前

聯絡人：王小明 0912-345-678（唯一對口）

這樣一封信，廠商可以直接報出可用的價格，而且不會有隱藏成本。

六、幾個實務提醒

指定唯一窗口。 三個主管各自跟廠商講不同版本，是現場混亂的常見來源。對外只留一個聯絡人。

口頭承諾要補書面。 電話裡談的加購、折扣、時間調整，事後發一封訊息整理並請對方回覆確認。

改需求要說。 人數從 150 變成 200、時間從四小時變五小時，這些都影響報價與人力。越早說，調整成本越低；當天才說，通常就是加價或做不到。

問廠商需要你提供什麼。 好的廠商會反過來問你一串問題。如果對方什麼都不問就直接報價，那份報價通常不可靠。

檢查清單

詢價前

• 日期、地點、人數、時段已確定或有明確區間
• 預算區間已決定（至少心裡有數）
• 服務範圍已列出
• 決定時間已設定

確認合作後

• 進場／撤場時間已寫下並經場地確認
• 電力、動線、網路、場地限制已告知
• 指定唯一窗口與聯絡電話
• 工作人員餐點與停車已說明
• 交件時間、範圍、授權已寫進合約

比價時

• 三家都換算成含稅含服務費的可比總價
• 時數、人力、交件範圍已拉平
• 加班費率已問清楚
• 「未說明」的欄位都回去問過

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